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CASESTUDY 導入事例

仕組み改善

オンライン会議の成果を最大化する ーオンライン・ファシリテーション研修ー

サントリービール株式会社

ロジスティクス部 天明 若菜さま
マーケティング本部宣伝部 徳久 無限さま

オンライン会議の成果を最大化する ーオンライン・ファシリテーション研修ー

インタビュー

背景・課題

オンライン会議の質を高めたい!

2020年4月の緊急事態宣言時、当社も在宅勤務が定常化しました。元々在宅勤務制があったものの、ほぼすべての社員が一斉に在宅勤務となることは、当社としても初めての状況でした。
6月に入り、慣れないながらも在宅勤務で業務する中で課題として挙がってきたものが「オンライン会議」でした。さらに出社・在宅勤務と勤務形態が各人によって異なり、会議がオンラインと会議室のハイブリッドになることも多く、会議の進行や意思決定の難しさに危機感を覚えました。
これまで社員それぞれが工夫しながら進めてきた「オンライン会議」でしたが、ハイブリッド型になり難易度が急上昇しました。会議進行者からは、「参加者に伝わっているのかわからない」「意見が出にくく活発な議論にならない」、参加者からは、「いつ発言したらよいかわからない」といった声が上がってきました。多くの企業と同様、当社も進捗を共有する会議、アイデアをブレストする会議、決議をとる会議など様々な会議形態があり、業務遂行には欠かせません。
そこで、当社が求める「会議の質」を保ち、さらに生産性の高い会議にしていくために、進行者(ファシリテーター)、及び参加者のオンライン会議スキル向上を目指し、企画を進めました。

オンライン会議の質を高めたい!

研修企画・狙い

会社全体の取組として、会議品質の一定水準を満たすことを目標に

当社として大切にしたポイントは三点あります。一つ目は、当社で利用している会議ツールでの実施が可能なこと。二つ目は、ファシリテーターだけではなく参加者スキルも研修に取り入れること。三つ目は一緒に課題解決に取り組んで頂くにあたり、オンライン会議に精通していること。これらを満たしていたことから、お願いをしました。
さらに研修においては、オンラインファシリテーションとしての技術だけではなく、会議の目的を考えることからスタートしたため、これまでの会議の在り方についても、考え直す機会になったと思っています。

また、今回は研修だけでなく、オンライン会議のルールブック作成もお願いをしました。会議の進行においては、状況に応じて柔軟に対応することも重要である一方、基本的なオンライン会議の作法・ルールの部分は揃えておく必要があると感じました。時間が経つほどに各人でのオンラインでの対応(カメラやイヤホンの使い方、会議の進め方等)が固定されてしまい、作法やルールにばらつきが出てしまうため、ルールブックによって全員が会議品質の一定水準を保てるようにその役割を担わせています。

会社全体の取組として、会議品質の一定水準を満たすことを目標に

NOKIOOからの提案

オンライン・ファシリテーション ービジネスプロセスとしてのミーテング成果を最大化する技術ー

オンライン・ファシリテーションは、対面・オンラインの双方に有効なファシリテーション・ノウハウをベースにしながら、さらにオンラインMTGに対応した”難しさ”をカバーし、MTGによる成果を最大化するためのプログラムです。​
仕事におけるMTGは、業務目的達成のために設計され、ファシリテーターは、その目的に向かってMTGをデザイン(MTGデザイン)し、関わるメンバーの景色を合わせながら目的への動機づけをして適切な行動を促す(MTG進行)役割です。また、参加者側も会議における主体的な関わりが重要です。
業務目的達成のためのMTGの成果を最大化するための技術を、「MTGデザイン」と「MTG進行」に分解して習得することを目指します。

オンライン・ファシリテーション ービジネスプロセスとしてのミーテング成果を最大化する技術ー

研修実施・効果

会議の質が変わったことを実感

受講後、進行者、参加者それぞれに変化が見られました。進行者は、会議を進めるための「問い」や「投げかけ」について、場面や状況に応じて、オープンクエスチョン、クローズドクエスチョンと意識して発言するようになりました。
参加者は、オンライン会議で画面をオフにして参加することが多く、進行者は参加者の理解度をはかることが難しかったのですが、「PC一人一台でカメラオン」を基本ルールとすることにより解消。参加者が積極的に顔を出しするようになり、参加者自身も発言がしやすくなったとの声が届いています。
また、当研修を通じて、会議に悩んでいた社員が少なくなかったことがわかりました。課題に感じてから早期に着手したことによって、多くの社員が関わる会議において「個々で違うマイルール」にならず、当社として全員の目線合わせができたことは非常に良かったと感じています。そして、業務ですぐ活かせるスキルの標準化を目指して実施できたこと、経営層にも研修に参加してもらい全社として取り組めたことも成果と感じています。

会議の質が変わったことを実感